Onboarding personnes morales

Onboarding personnes morales : KYC & parcours digitalisés

Lorsqu’une entreprise propose des services financiers, assurantiels ou encore immobiliers, la connaissance client lors de l’onboarding est primordiale pour prévenir les risques. Fraude, blanchiment d’argent ou financement d’activités terroristes sont autant de risques qui peuvent survenir sans qu’on les soupçonne. Pour protéger et accompagner les entreprises, différentes lois et obligations ont été mises en place en France et à l’international depuis plus de 30 ans. Elles évoluent constamment avec les nouvelles techniques de fraude toujours plus innovantes.

Quelles sont les contraintes réglementaires en vigueur ?

Le KYC, ou connaissance client, s’insère dans le besoin de vigilance des entreprises ; il est nécessaire de connaitre ses clients, l’origine des fonds et leur destination, ainsi que le bénéficiaire effectif de la transaction. L’entreprise ne peut soupçonner un risque client que sur la base de critères subjectifs. Pour déclarer une potentielle fraude aux organismes en charge de mener l’enquête, comme TRACFIN.

Les 4èmes et 5èmes directives du dispositif LCB-FT ont apportés des obligations supplémentaires depuis 2015 en terme de lutte contre la fraude, grâce à la mise en place d’un accès public au registre des bénéficiaires effectifs, la création d’une liste unique d’identification des Personnes Politiquement Exposées et la délégation des pouvoirs de sanctions à des autorités compétentes, entre autres.

La Loi Sapin 2, quant à elle, a poussé le contrôle des clients, fournisseurs de premier rang et intermédiaires, encore plus loin. Notamment, avec le besoin d’identifier toutes les personnes physiques en lien avec la personne morale (dirigeants, bénéficiaires effectifs et toute personne ayant mandat pour engager la société) et vérifier leur présence sur les listes de sanctions internationales et des personnes politiquement exposées.

Ces lois impliquent donc l’identification, la vérification de l’identité et une connaissance approfondie de ses clients ; personnes physiques en lien avec la personne morale d’une part et personnes morales d’autre part.

Ces mêmes lois assurent de fait à l’entreprise une conformité stricte en terme de connaissance client. La mise en place de nouveaux processus pour répondre aux obligations de vigilance et conformité permet de recueillir des dossiers clients conformes et de qualité, mais alourdissent malheureusement les parcours. En effet, lorsqu’une entreprise est amenée à vérifier l’identité d’un client, fournisseur ou intermédiaire, ces derniers doivent fournir un grand nombre de pièces justificatives et remplir de longs formulaires. L’analyse et la validation du dossier est longue et fastidieuse pour l’agent interne en charge. Il doit vérifier chacune des informations individuellement, ainsi que la cohérence des informations entre elles.

Malheureusement, toutes ces étapes sont parfois sources d’abandon, de mécontentement, et de mauvaise expérience client.

Quelles sont les nouvelles solutions émergentes qui répondent à ces contraintes ?

A l’ère du « tout numérique », des solutions ont ainsi émergées pour accélérer et optimiser le processus de contrôle des dossiers clients

Basées sur des algorithmes d’intelligence artificielle et connectées à des bases de données tierces, ces solutions permettent de contrôler la validité et la conformité d’un dossier en quelques minutes seulement.

Sur la base des pièces justificatives fournies, il est ainsi possible d’effectuer un certain nombre de contrôles des informations lues et extraites des documents et confirmer instantanément la validité ou l’incohérence des pièces.

Les informations extraites et contrôlées des documents peuvent également être enrichies grâce aux données et aux documents issus de sources externes qualifiées, sur la base du SIREN entreprise ; des données complémentaires sont fournies sur l’entreprise et sur les représentants légaux de l’entreprise.

Pour compléter le contrôle de la personne morale, les listes externes à disposition peuvent être interrogées automatiquement pour vérifier la présence du client contrôlé sur les listes de sanctions internationales, le registre de gel des avoirs et la liste unique des Personnes Politiquement Exposées et lever une alerte immédiatement.

Quels sont les avantages pour vous ?

Le plus d’une solution digitale : toutes les informations collectées peuvent être injectées automatiquement dans les formulaires d’onboarding, et ainsi accélérer la complétude et améliorer la qualité du dossier.

Le contrôle KYC automatisé des personnes morales a donc plusieurs avantages : il permet d’accélérer le parcours et offrir une expérience fluide pour le client grâce à une analyse du dossier et à des retours en temps réel sur les pièces constituant son dossier.

Il permet à l’entreprise de collecter des dossiers complets et conformes, en injectant des données de qualité dans son système d’information. BRED Banque Populaire a pu, par exemple, détecter 3 à 4% d’ouvertures de compte frauduleuses en quelques mois seulement, grâce à une solution de KYC digitalisée et automatisée.

Les métiers impliqués dans la constitution d’un dossier client, gagnent, eux, en productivité et en temps, au moins 5min par vérification de dossiers clients, grâce à une solution digitale autonome. Ils peuvent ainsi davantage se concentrer sur la relation client et à des tâches à forte valeur ajoutée.

VIALINK, Regtech des premières heures, a construit sa solution digitale et automatisée de KYC en se basant sur les réglementations strictes du secteur financier. Notre solution KYC analyse en temps réel l’ensemble des pièces constituant les dossiers pour optimiser les parcours et améliorer la connaissance client, personnes physiques et personnes morales.

Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous : hello@vialink.fr

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