Travailler sereinement et efficacement à distance

Le télétravail est une pratique qui ne cesse de croître en France. Selon l’étude « Télétravail » de Malakoff Humanis [1], nous sommes passés de 25 % de salariés pratiquant le télétravail en 2017 à 30 % en 2019. Les grèves qui ont touché la France en décembre 2019 et janvier 2020 et la situation sanitaire inédite, ont été l’occasion pour de nombreuses entreprises d’adopter massivement le télétravail ces derniers mois.

A la fois du côté des salariés et celui des employeurs, ce mode de travail se révèle être très efficace et productif lorsque l’on connait les bonnes pratiques et que l’on dispose des bons outils.

Chez Vialink, le télétravail fait partie intégrante de notre ADN depuis plus de deux ans. Nous avons adapté nos méthodes de travail à cette pratique nomade pour ne perdre ni en productivité, ni en communication.

Dans cet article, nous avons dressé une liste de ressources et solutions qui peuvent vous aider à mieux appréhender le travail à distance et surtout à rester dynamique, agile et productif.

La communication avant tout !

L’échange d’informations est capital pour mener à bien ses projets. Lorsque l’on travaille de chez soi, il est plus difficile d’échanger de manière directe avec ses collègues. De nombreuses solutions existent pour faciliter l’échange d’informations, les discussions et le partage de connaissance.

Messagerie instantanée : Slack, Skype, Google Hangouts

Ce sont des outils indispensables pour permettre aux équipes de garder le contact, qu’elles soient au bureau ou chez elles. Par messages directs ou groupes de discussions, les salariés peuvent partager instantanément des informations aux interlocuteurs de leur choix.

Vous pouvez créé différentes chaînes de travail, par projet, par services ou par équipe mais également des chanels de discussions plus libres. En période de confinement, cela permet de garder un lien avec vos collègues. N’hésitez donc pas à dire bonjour le matin sur le chanel commun ou à partager la dernière vidéo spécial confinement circulant sur les réseaux ! Ça en fera rire plus d’un !!

Visioconférence : Google Meet, Zoom, Microsoft Teams

Le service en plein boom actuellement ! Très faciles d’utilisation, ces solutions vous permettent de réaliser vos réunions clients ou internes à distance, quelle que soit la localisation des intervenants, depuis votre portable ou votre ordinateur.

Certaines solutions comme Livestorm, peuvent également être utilisées pour réaliser des webinars. Livestorm permet en effet de diffuser une présentation et d’interagir avec les participants à l’écrit et à l’oral.

Gestion de projets & collaboration

49% des salariés estiment se concentrer et travailler plus efficacement de leur domicile selon la récente étude de France Info, France Bleu et Challenges, du 9 avril 2020. Afin d’être productifs, chacun sa méthode ou ses outils.

Gestion de projet : Trello, Asana, Wrike

Créez et gérez des projets de façon plus efficace grâce à des tableaux, des listes ou des cartes. Ces outils, très utiles pour organiser et coordonner des tâches, peuvent s’utiliser de manière individuelle ou en groupe.

Travail collaboratif : GSuite

La suite Google Office ou G Suite comprend Gdocs, un traitement de texte, Gsheet, un tableur et Gslides un outil de présentation. Ces solutions proposent de créer, de partager des fichiers et collaborer en temps réel avec d’autres utilisateurs sur le même document. Les fichiers peuvent ensuite être enregistrés sur Google Drive et être disponibles à distance.

Process RH, administratifs & financiers à distance

Pour travailler à distance, il faut absolument dématérialiser ses processus.

SIRH en ligne : Payfit, Lucca, Eurecia

Grâce à ces plateformes nouvelle génération, vous gérez vos ressources humaines en toute simplicité : pose des congés, validation des absences, gestion des plannings ou gestion dématérialisée de la paie, tout se fait en quelques clics et surtout en temps réel. Ces solutions s’accompagnent également pour tous les salariés d’un espace personnel pour retrouver en un clin d’œil ses bulletins de salaire ou ses congés.

Gérez votre compta et vos dépenses à distance : Quickbook, iTool, Sage

Pour gérer sa comptabilité à distance en période de confinement, rien de plus simple avec ces solutions : elles vous permettent de suivre vos comptes, d’assurer l’envoi et le suivi des factures et d’effectuer le suivi fournisseurs. Des outils très intuitifs et faciles à prendre en main !

Vialink SIGN

Contractualiser à distance, c’est possible et utile durant le confinement !

Pour continuer son activité à distance et préparer l’après, la signature électronique Vialink Sign est un indispensable à connaitre et à utiliser.

Si vous voulez en savoir plus sur le télétravail et la signature à distance, n’hésitez pas à vous inscrire à notre Webinar « Télétravail : signez à distance en toute sécurité » qui aura lieu le 23 avril à partir de 11h, en remplissant le formulaire suivant :

Maintenant, vous avez tous les outils pour travailler efficacement à distance, confinement ou pas !

En attendant portez-vous bien et prenez soin de vous.

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[1] Source Malakoff Humanis

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